Nguyên tắc để làm việc hiệu quả

Bạn đã từng nghe về danh sách việc cần làm (to-do list) để thúc đẩy hiệu quả làm việc của mình nhưng hiếm khi nghe tới danh sách việc không làm (not-to-do list). Các CEO, chuyên gia hiệu suất cho rằng ngoài việc lên lịch những điều cần thực hiện, bạn cũng cần tạo ra một danh sách đen việc cần tránh để giải phóng tâm trí, thời gian và làm việc hiệu quả hơn.

Tim Ferriss, tác giả cuốn sách bán The 4-hour work week cho biết, đừng tự áp lực bản thân. Bạn chỉ nên giải quyết một hay hai vấn đề tại cùng 1 thời điểm, loại bỏ những thói quen phản tác dụng từng bước một và sau đó bạn sẽ ngạc nhiên với lượng thời gian, năng lượng mà mình tiết kiệm được.

Không trả lời những cuộc gọi từ số điện thoại lạ

Ferriss đưa ra 2 lý do cho điều này. Đầu tiên, việc gián đoạn sẽ làm giảm sự tập trung của bạn và lấy đi khá nhiều thời gian và sức mạnh trí não nhiều hơn cả chính cuộc trò chuyện. Thứ hai, nếu đó là chuyện quan trọng, bạn sẽ tự mình rơi vào vị thế thương lượng bị động, vật lộn với việc xây dựng hệ thống suy nghĩ trong khi người gọi điện đã được chuẩn bị kỹ càng. Thay vào đó, hãy sử dụng các công cụ như Google Voice hay PhoneTag để kiểm tra các thông điệp gửi đến bạn như việc theo dõi thư điện tử.

Đừng để kiểm tra email là việc đầu tiên buổi sáng hay việc cuối cùng buổi tối

“Thói quen kiểm tra email đầu tiên sẽ đảo lộn những ưu tiên và kế hoạch của bạn trong ngày và xem hộp thư vào cuối ngày chỉ khiến bạn mất ngủ”, Ferriss cho biết. Hãy tạo cho mình thói quen kiểm tra email vào khoảng 10 giờ sáng hoặc sau khi bạn thực hiện xong ít nhất một công việc trong danh sách việc cần làm.

Không đồng ý những cuộc họp hay cuộc gọi không có lịch trình, thời gian rõ ràng

Ferriss cho biết, nếu các tình huống được mô tả rõ ràng và có danh sách lịch trình nội dung cụ thể từ câu hỏi đến tóm tắt, không có cuộc họp hay cuộc gọi nào nên kéo dài hơn 30 phút. Vì vậy hãy đề nghị được biết trước để từ đó bạn có thể chuẩn bị tốt nhất và sử dụng tốt nhất thời gian hội họp của chính bạn cũng như người khác.

Đừng để người khác kéo vào cuộc trò chuyện vô bổ

Nghe qua có vẻ quá nghiêm khắc nhưng điều này là cần thiết. Ferriss cho rằng, những cuộc trò chuyện nhỏ nhưng lấy đi lượng thời gian lớn. Vì vậy khi mọi người bắt đầu kể cho bạn về kỳ nghỉ cuối tuần của họ, hãy cắt dòng tâm sự một cách lịch sự với cách phản hồi như “Tôi đang làm dở một vài thứ, nhưng chuyện gì xảy ra vậy?”.

Tuy nhiên bạn cũng cần lưu ý, không phải tất cả mọi người đều đồng ý với quan điểm này và bạn có thể muốn chú ý đến những phong tục tán gẫu khi du lịch quốc tế hay tìm ra điểm hài hòa với văn hóa tại nơi mình làm việc.

Xem thêm: Muốn làm việc hiệu quả hơn: Hãy theo học các sếp!

Đừng chăm chăm kiểm tra email

Hãy bỏ thói quen kiểm tra email sau mỗi 5, 10 phút hay tùy hứng của bạn và lập kế hoạch thực hiện điều này vào 1 giờ cố định. Hộp thư đến của bạn cũng như một viên thuốc gây nghiện vô hình, Ferriss cho biết. Ông đề xuất chỉ nên mở hộp thư 2 lần mỗi ngày. 

Ông khuyên rằng bạn nên gửi một email đến các đồng nghiệp của mình báo với họ về lịch kiểm tra email của mình, giải thích lý do phía sau nhằm tăng hiệu quả làm việc và đề nghị họ gọi trực tiếp bạn khi khẩn cấp. Bạn cũng có thể thiết lập cơ chế trả lời tự động với thông điệp lúc nào bạn sẽ lại kiểm tra mail và cách để tiếp cận bạn trong trường hợp khẩn cấp.

Đừng dành quá nhiều giao tiếp với những khách hàng lợi nhuận thấp, đòi hỏi chăm sóc cao

Ferriss cho biết, hãy áp dụng quy tắc 80-20 để nghiên cứu nền tảng khách hàng của bạn. Đâu là 20% khách hàng đang tạo ra 80% hay cao hơn lợi nhuận của bạn? Và đâu là 20% đang tiêu tốn hơn 80% thời gian của bạn? Sau đó hãy đặt ra cách quan tâm hiệu quả tới từng nhóm khách hàng, và nên có sự thay đổi trong chính sách của công ty.

Ferriss đề xuất gửi mail tới khách hàng những vấn đề quy định của công ty như chỉ dẫn về số lượng cuộc gọi cho phép hay thời gian phản hồi dự kiến. Điều này nghe có vẻ hơi trái ngược với triết lý khách hàng là thượng đế tuy nhiên với những khách hàng thích kiếm chuyện, bạn cũng cần có biện pháp kiểm soát. Chỉ co họ những nhà cung cấp dịch vụ khác nếu họ không thích nguyên tắc mới. “Thỉnh thoảng, bạn thực sự phải sa thải chính khách hàng của mình”, Ferriss nhấn mạnh.

Đừng làm việc nhiều hơn để cố định mình trở nên quá bận rộn

Phương pháp điều trị cho việc quá tải là không làm việc thêm, hãy ngồi xuống và sắp xếp những nhiệm vụ của bạn theo thứ tự ưu tiên. Ferriss cho biết, bạn đừng mắc phải lỗi là làm việc một cách điên cuồng nếu bạn bị ngập trong công việc. Thay vào đó hãy ngồi xuống và quyết định điều gì thực sự cần làm khẩn trương. Có thể bạn sẽ cần xin lỗi vì gọi cho ai đó hơi trễ nếu không quá gấp gáp, hãy thực hiện những công việc quan trọng trước.

“Nếu bạn không có thời gian, sự thật là bạn không có những ưu tiên, hãy suy nghĩ sâu hơn, đừng làm việc nặng nề hơn”, ông cho biết.

Đừng ôm thiết bị điện tử 24/7

Ít nhất 1 ngày trong tuần, hãy để chiếc smartphone của bạn ở đâu đó mà bạn không thể dễ dàng tìm thấy. “Nếu bạn đang vội vã, lo lắng tìm kiếm nó, bạn có thể là một trong những người cần bỏ thói quen dính chặt lấy thiết bị điện tử 24/7”, Ferriss nhấn mạnh. Hãy tận hưởng 1 ngày của bạn không có smartphone bằng việc tập thể dục, đi dạo hay thư giãn đọc sách.

Đừng kỳ vọng làm việc để lấp đầy chỗ trống vô nghĩa đến từ những mối quan hệ ngoài công việc hay cuộc sống

Ferriss nhấn mạnh, “Công việc không phải là toàn bộ cuộc sống”. Điều này là hiển nhiên nhưng có một sự thực đáng buồn là hầu như mọi người đồng ý với nguyên tắc này nhưng lại dễ dàng để công việc cuốn trôi khỏi sự cân bằng với cuộc sống. Hãy bảo vệ khoảng thời gian bạn đã lên kế hoạch dành cho người mình yêu thương và những hoạt động thú vị cũng như lúc bạn bỏ cho một cuộc họp quan trọng trong công kinh doanh của mình.